Rekisteriseloste
Tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteriseloste.
Rekisterinpitäjä
Etelä-Savon maakuntaliitto, Y-tunnus 0215839-7
Mikonkatu 5, 50100 MIKKELI
015 – 321 130
kirjaamo@esavo.fi
Yhteyshenkilö
Tuomo Laakso
Mikonkatu 5, 50100, MIKKELI
015 – 321 130
tuomo.laakso@esavo.fi
Rekisterin nimi
Etelä-Savon maakuntaliiton toiminnan osallistuja- ja asiakasrekisteri
Etelä-Savon maakuntaliitto, Y-tunnus 0215839-7
Mikonkatu 5, 50100, MIKKELI
015 321 130
kirjaamo@esavo.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Etelä-Savon maakuntaliitto säilyttää ja käsittelee henkilötietoja, jotta voimme hoitaa, työsuhteen, luottamustoimen, hankkeiden, tiedotuksen, tapahtumien ja viraston lakisääteisten tehtävien järjestämistä. Osaa käsittelystä ja säilytyksestä määrittää lait, kuten kirjanpitolaki, jonka vuoksi tietoja voidaan luovuttaa 3. osapuolille sekä säilyttää tietojasi myös asiakkuuden tai esimerkiksi työsuhteen päättymisen jälkeen. Tietoja ei luovuteta EU-alueen ulkopuolelle ja tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita, esimerkiksi hankkeen päättyessä.
Henkilötietojasi käsitellään Rekisterinpitäjän ja Rekisteröidyn välisen Sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, kulloinkin voimassa olevien lakien ja asetusten nojalla sekä soveltuvin osin Rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi.
Rekisterissä käsiteltäviä asiointitietoja sekä sijaintitietoja voidaan käyttää myös markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi Rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.
Mikäli Rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät tapahtumaan ilmoittautumiseen, Rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan Rekisteröidyn ilmoittautumista eikä sitoutua tapahtumaan osallistumista koskevaan Rekisterinpitäjän ja Rekisteröidyn väliseen Sopimukseen.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen työsuhteen, luottamustoimen, hankkeiden, tiedotuksen tai tapahtumiin Rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman tai toiminnan mahdollistamiseksi, sekä lakien ja asetusten vaatimusten mukaisesti Sopimuksen voimassaoloaikana tai sen jälkeen. Tiedot poistetaan, kun niiden määritelty säilytysaika on kulunut, esimerkiksi hankkeen elinkaaren päättyminen.
Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä ovat Rekisterinpitäjän työntekijät, luottamushenkilöt sekä Rekisterinpitäjän järjestämään tapahtumaan osallistujia, tai tiedotuksen markkinointiluvan antaneita.
Rekisterissä voidaan käsitellä esimerkiksi Rekisteröidyn nimitietoa, henkilötunnusta, yhteystietoja sekä mahdolliseen tiedotukseen tai tapahtumaan liittyen annettuja tarpeellisia tietoja. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan saattaa sisältää mm. seuraavia tietoja: sähköposti, puhelinnumero, osoite, syntymäaika, tai allergiatiedot.
Säännönmukaiset tietolähteet
Osallistujan ilmoittamat tiedot, HR- ja palkkajärjestelmä, asiakastietojärjestelmät ja laskutuksen tietokanta. Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmän tiedot (VRK Dnro: VRK/27674/2017).
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä, sekä tapahtuman sidosryhmien kesken. Lisäksi tietoja voidaan siirtää 3. osapuolen henkilötietojen käsittelijälle (esimerkiksi EU-hanketoiminnassa tai Tilastokeskukselle). Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan Rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää Rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:
- pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;
- tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin
- niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle
päivitetty: 12.03.2021